Polityka prywatności

1. Wprowadzenie

Ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo informacji zawsze były traktowane priorytetowo w działalności KAIZEN s.c. Jako odpowiedzialna organizacja, która ma świadomość, że informacja ma określoną wartość i stanowi zasób wymagający właściwej ochrony, zależy nam na należytym informowaniu Ciebie o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie wobec treści przepisów o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Z tego względu, w niniejszym dokumencie przedstawiamy kluczowe informacje o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o Twych prawach z tym związanych.

2. Administrator

Administratorem danych osobowych są Maciej ŚLIWOSKI oraz Adrian KOWALCZUK, wspólnicy Spółki Cywilnej KAIZEN, Łubin Kościelny 70, 17-100 Bielsk Podlaski, NIP: 542169760, REGON: 200342941.

By skontaktować się z administratorem, możesz skorzystać z formularza kontaktowego na stronach internetowych, adresu email biuro@kaizen.pl

3. Zastosowanie Polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków,
w których wspólnicy Spółki Cywilnej KAIZEN są administratorem danych osobowych i przetwarzają dane osobowe. Dotyczy to zarówno przypadków, w których przetwarzamy dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i przypadków, w których dane osobowe uzyskano z innych źródeł. Dotyczy to w szczególności przetwarzania danych na stronach internetowych kaizen.pl oraz elefanto.pl.

4. Zakres, sposoby i cele przetwarzania danych

Pragniemy zachować przejrzystość w zakresie sposobów i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, a także celów dla których przetwarzamy dane osobowe. Kierując się tym, by nasze wyjaśnienie tych kwestii było jak najbardziej czytelne, przedstawiamy poniższe zestawienie operacji przetwarzania danych osobowych.

Jednocześnie pragniemy zapewnić, że ilekroć przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych, staramy się przeanalizować i zrównoważyć nasz interes oraz potencjalny wpływ na osobę, której dane dotyczą (pozytywny, jak i negatywny) oraz prawa tej osoby. Nie przetwarzamy danych osobowych, gdy dojdziemy do wniosku że wpływ na osobę, której dane dotyczą przeważałby nad naszymi interesami, chyba że dysponujemy inną przesłanką legalizującą, np. posiadamy odpowiednią zgodę lub wymagają tego lub zezwalają na to przepisy prawa.

1. Przetwarzanie danych osobowych osób odwiedzających strony internetowe prowadzone przez Administratora lub korzystających z usług świadczonych drogą elektroniczną

   1. Informacje ogólne

KAIZEN gromadzi dane na temat odwiedzin oraz logowania się użytkowników na stronie internetowej www.elefanto.pl oraz osób odwiedzających stronę www.kaizen.pl. Wszelkie dane na temat logowania się na stronie mogą być gromadzone przez właściciela domen firmę home.pl zgodnie z zawartą umową powierzenia danych.

2. Zgłoszenia i formularze online

Nasze strony internetowe oferują Tobie różne możliwości nawiązania kontaktu z nami, w tym również poprzez formularz kontaktowy.
W ramach korzystania z wymienionych formularza zwykle konieczne jest, abyś przekazał/a nam swoje dane osobowe. Dane te są przetwarzane tylko w ramach i w celu dla którego zostały podane i za Twoją wyraźną zgodą.

2. Przetwarzanie danych osobowych osób kontaktujących się z KAIZEN w celu uzyskania informacji o ofercie lub celu zawarcia umowy, a także w innych celach.

Od osób fizycznych, które kontaktują się z nami w celu uzyskania informacji o ofercie lub w celu zawarcia umowy, zbieramy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, stanowisko, adres e-mail oraz numer telefonu oraz inne dane niezbędne do realizacji umowy. W szczególności, osoby te mogą wysłać nam e-maila za pośrednictwem strony internetowej. Wiadomości takie zawierają ustawioną nazwę użytkownika
i adres e-mail, oraz dodatkowe informacje, jakie użytkownik chce zawrzeć
w wiadomości.

Zwracamy się z prośbą o niepodawanie za pośrednictwem stron internetowych informacji zawierających szczególne kategorie danych osobowych, takich jak informacje o rasie czy pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, informacje dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego, dane genetyczne, dane biometryczne, informacje o życiu seksualnym czy orientacji seksualnej oraz przeszłości kryminalnej. W przypadku otrzymania takich danych będą one natychmiast usuwane o czym zostanie poinformowany podmiot danych.

3. Przetwarzanie danych osobowych klientów i potencjalnych klientów

KAIZEN przetwarza dane osobowe swoich klientów oraz osób pragnących zostać klientami. Dane osobowe przetwarzane na te potrzeby obejmują między innymi: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail lub inne dane kontaktowe.

4. Przetwarzanie danych osób odwiedzających strony powiązane.

KAIZEN może być współadministratorem danych wraz z n/w firmami:

• Facebook

• Instagram

• Youtube

KAIZEN jako współadministrator danych może uzyskiwać anonimowe dane statystyczne dotyczące osób odwiedzających n/w strony:

• https://www.facebook.com/kaizen.elefanto

• https://www.instagram.com/kaizen_materialybudowlane/

• https://www.youtube.com/channel/UCAe0HZHIBYWX9rdArHPG0Sw

Dane te są gromadzone dzięki plikom cookies, z których każdy zawiera niepowtarzalny kod użytkownika. Kod użytkownika, który można powiązać z danymi połączenia użytkowników zarejestrowanych, zostaje pobrany i przetworzony w chwili otwarcia stron. Mimo, iż są to dane anonimowe, firma KAIZEN ma prawo zwrócić się o ich przetworzenie.

Jednocześnie, dane osób, które odwiedziły w/w strony firmy KAIZEN, mogą być przetwarzane w formie niezanonimizowanej w przypadku:

• komunikacji z firmą KAIZEN poprzez dostępne komunikatory;

• komentowania postów, zdjęć i filmów udostępnianych na stronach firmy..

Dane osób, które odwiedziły strony firmy KAIZEN nie będą wykorzystane w innym celu niż ten, dla którego zostały pozyskane. Ich przetwarzanie będzie realizowane wyłącznie na w/w portalach i zgodnie z ogólnymi zasadami korzystania z portalu.

5. Podstawy prawne przetwarzania

1. Przetwarzanie danych osób odwiedzających strony internetowe prowadzone przez firmę KAIZEN, korzystających z usług świadczonych drogą elektroniczną, wypowiadających się na stronach współadministrowanych oraz na blogu firmy opiera się na różnych podstawach prawnych przetwarzania w zależności od kategorii danych osobowych, które przetwarzamy i celu przetwarzania. Dane osobowe osób odwiedzających nasze strony internetowe przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych lub na podstawie zgody w przypadku, gdy o wyrażenie takiej zgody zwróciliśmy się do osoby, której dane dotyczą. Dane osób, które wypełniają formularz kontaktowy przetwarzamy, ponieważ jest to niezbędne dla celu wykonania umowy lub podjęcia działań zmierzających do zawarcia tej umowy, na żądanie osoby podającej swoje dane. Dane osób odwiedzających strony współadministrowane o których mowa w pkt. IV. Ppkt. 4, przetwarzane są zgodnie z zasadami korzystania z danego portalu, na podstawie zgody Użytkownika.

2. Przetwarzanie danych osobowych osób kontaktujących się z firmą KAIZEN
   w celu uzyskania informacji o ofercie lub podzielenia się uwagami dotyczącymi usług, a także kontaktujących się w celu zawarcia umowy odbywa się w oparciu o zgodę wyrażoną przez użytkownika kierującego powyższą prośbę do firmy lub w celu wykonania umowy (realizacji żądania) zgłoszonego przez daną osobę. Dostarczone dane możemy przetwarzać również na podstawie usprawiedliwionego interesu administratora danych.

3. Przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych będących naszymi klientami opiera się na:

• usprawiedliwionym interesie firmy KAIZEN jako administratora danych (np. w zakresie tworzenia bazy danych, marketingu bezpośredniego produktów własnych, zabezpieczeniu dokumentacji na potrzeby obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub na potrzeby dochodzenia roszczeń);

• zgody (w tym w szczególności zgody na e-mail marketing lub telemarketing);

• wykonania zawartej umowy;

• obowiązków wynikających z prawa (np. prawa podatkowego lub przepisów o rachunkowości).

4. Przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych będących potencjalnymi klientami opiera się na:

• usprawiedliwionym interesie firmy KAIZEN jako administratora danych (zwłaszcza w zakresie tworzenia bazy danych, marketingu bezpośrednim produktów własnych);

• zgody (w tym w szczególności zgody na e-mail marketing lub telemarketing).

6. Okres przetwarzania danych(retencja danych)

Czas, przez jaki możemy przetwarzać Twoje dane osobowe, jest uzależniony od podstawy prawnej stanowiącej legalną przesłankę przetwarzania danych osobowych. Informujemy, że w przypadku, przetwarzania danych na podstawie:

• zgody, okres przetwarzania trwa do momentu wycofania tej zgody przez osobę, której dane dotyczą lub zakończenia celu przetwarzania;

• uzasadnionego interesu administratora danych, okres przetwarzania trwa do momentu ustania ww. interesu (np. okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych) lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą, dalszemu takiemu przetwarzaniu – w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje;

• obowiązujących przepisów prawa, okresy przetwarzania danych w tym celu określają te przepisy.

W przypadku braku konkretnych wymogów prawnych lub umownych, podstawowy okres przechowywania danych w przypadku zapisów i innej dokumentacji dowodowej sporządzonej w trakcie wykonywania umowy wynosi maksymalnie 5 lat.

7. Odbiorcy danych

Twoje dane osobowe przekazujemy innym podmiotom na podstawie wymogów przepisów prawa lub w związku z realizacją celu, dla którego zostały nam one przekazane. Jednocześnie deklarujemy, że korzystamy jedynie z usług podmiotów sprawdzonych, spełniających wymogi RODO. Umowy, w ramach których powierzamy przetwarzanie danych osobowych, zawierają zapisy na temat wymaganych przez nas środków ochrony, zapewniających poufności, integralność i dostępność przekazywanych danych.

W przypadku korzystania przez Ciebie z naszych stron internetowych:

• www.kaizen.pl

• www.elefanto.pl

Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcy usług hostingowych firmie home.pl.

Dodatkowo informujemy, iż odbiorcami Twoich danych mogą być:

• podmioty przetwarzające dane osobowe na mocy umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. procesorzy),

• podmioty świadczące usługi hostingowe,

• podwykonawcy firmy KAIZEN, świadczący usługi z zakresu dostarczania oprogramowania, usługi serwisowania oprogramowania lub sprzętu, z którego korzystamy, a także dostawcy usług w tym usług CLOUD, z pomocy których korzystamy

• oraz inne podmioty działające na podstawie odpowiednich ustaw.

Twoje dane mogą zostać przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy w związku ze świadczeniem usług Cloud dla naszej firmy. Firmy świadczące usługi cloud dla naszej firmy spełniają wymagania RODO, stosują właściwe środki bezpieczeństwa, dodatkowo posiadają cerytyfikat Privaty Shield.

8. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Pragniemy także poinformować Ciebie o przysługujących Ci prawach:

• prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych, jeżeli przetwarzamy te Twoje osobowe na podstawie zgody;

• prawo dostępu do Twoich danych osobowych;

• prawo żądania sprostowania danych osobowych;

• prawo żądania usunięcia danych osobowych;

• prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

• prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu na Twoją szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy przetwarzamy dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu;

• prawo do przenoszenia Twoich danych osobowych, tj. prawo otrzymania od nas danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Możesz przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, abyśmy przesłali je w Twoim imieniu do innego administratora. Jednakże zrobimy to tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje tylko w stosunku do tych danych, które przetwarzamy na podstawie umowy lub na podstawie Twojej zgody;

• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Inne

W przypadku przetwarzania danych osobowych w innych celach niż określone w powyższej polityce prywatności, firma KAIZEN zobowiązuje się do przekazywania szczegółowych klauzul informacyjnych.

10. Zmiany niniejszej Polityki prywatności.

Zobowiązujemy się do regularnego przeglądu niniejszej Polityki prywatności i jej zmiany w sytuacji, gdy okaże się to niezbędne lub pożądane z uwagi na: nowe przepisy prawa, nowe wytyczne organów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami ochrony danych osobowych, najlepsze praktyki stosowane w obszarze ochrony danych osobowych jak i w przypadku wprowadzenia do użytkowania w firmie KAIZEN zmian technologii, przy wykorzystaniu której przetwarzamy dane osobowe a także w razie zmiany sposobów, celów lub podstaw prawnych przetwarzania przez nas danych osobowych.